II SKYRIUS

SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

3. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialius reikalavimus:

3.1. turėti ne žemesnį kaip aukštesnįjį ar specialųjį vidurinį išsilavinimą;

3.2. išmanyti Lietuvos Respublikos įstatymus, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimus, kitus teisės aktus, reglamentuojančius dokumentų valdymą ir archyvo veiklą;

3.3. išmanyti raštvedybos taisykles, Departamento darbo organizavimo pagrindus, dokumentų saugojimo archyve reikalavimus, darbo saugos, priešgaisrinės apsaugos taisykles ir normas;

3.4. būti susipažinusiam su Elektroninio archyvo informacine sistema (toliau-EAIS), dokumentų įforminimu bei veikiančia jų klasifikavimo sistema, priimant juos saugoti į archyvą;

3.5. gebėti savarankiškai planuoti savo veiklą, sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu, gebėti bendrauti.

III SKYRIUS

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

4. Šias pareigas einantis darbuotojas vykdo šias funkcijas:

4.1. priima, sistemina, tvarko ir saugo į Departamento archyvą priimtus dokumentus ir bylas, laikantis Lietuvos vyriausiojo archyvaro patvirtintų Dokumentų saugojimo taisyklių;

4.2. kontroliuoja dokumentų būklę, prižiūri, kad archyvo patalpose būtų dokumentų saugumui palankios sąlygos bei laikomasi priešgaisrinės apsaugos taisyklių;

4.3. rengia ir teikia derinti Lietuvos valstybės naujajam archyvui Departamento metų dokumentacijos plano projektą, o suderintą teikia Departamento direktoriui tvirtinti;

4.4. rengia bylų sudarymo suvestinę pagal Departamento direktoriaus patvirtintą metų Dokumentacijos planą ir jo papildymų sąrašą, teikia derinti Lietuvos valstybės naujajam archyvui, naudodamasi EAIS;

4.5. sutvarko, praėjus vieneriems kalendoriniams metams po bylos užbaigimo, Skyriuje kaupiamas bylas ir, įforminant aktais, perima saugoti į Departamento archyvą;

4.6. perima, pasibaigus kalendoriniams metams, iš Departamento struktūrinių padalinių bylas į archyvą sutvarkymui, apskaitai ir saugojimui;

4.7. atlieka laikino saugojimo dokumentų vertės ekspertizę, rengia atrinktų sunaikinti bylų dokumentų naikinimo aktus;

4.8. užtikrina ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų saugojimą Departamento archyve, laikantis teisės aktų nustatytų reikalavimų dokumentų saugykloms bei dokumentų saugojimui;

4.9. vykdo ilgo ir nuolatinio saugojimo bylų apskaitos kontrolę;

4.10. vykdo laikino saugojimo bylų, kurių, atlikus dokumentų vertės ekspertizę, saugojimo terminas pratęstas, apskaitos kontrolę;

4.11. užtikrina laikino saugojimo bylų saugojimą Departamento archyve iki pasibaigs joms nustatytas saugojimo terminas;

4.12. konsultuoja Departamento struktūrinius padalinius bylų parengimo perdavimui į Departamento archyvą klausimais;

4.13. tikrina, kaip Departamento teritorinių skyrių archyvuose laikomasi Lietuvos vyriausiojo archyvaro teisės aktais nustatytos tvarkos, teikia siūlymus kaip šalinti trūkumus, vykdo kontrolę;

4.14. atlieka laikino saugojimo dokumentų vertės ekspertizę ir sudaro naikinti atrinktų bylų (dokumentų) aktą, organizuoja atrinktų dokumentų sunaikinimą teisės aktų nustatyta tvarka;

4.15. rengia Departamento dokumentų sutvarkymo pažymą, ją kartu su bylų apyrašu teikia derinti Lietuvos valstybės naujajam archyvui, naudodamasi EAIS;

4.16. išduoda patvirtintus archyvinius nuorašus, remiantis esamais archyve dokumentais, išrašo pažymas, rengia duomenis apie archyvo darbą;

5.17. užtikrina informacijos, sudarančios valstybinę, komercinę ir tarnybinę paslaptį, saugumą;

4.18. pagal kompetenciją organizuoja Departamento dokumentų saugą elektroninėje erdvėje;

4.19. seka Lietuvos Respublikos įstatymų, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimų, kitų teisės aktų, reglamentuojančių archyvo veiklą, pasikeitimus  ir informuoja Departamento tarnautojus ir darbuotojus apie juos;

4.20. Skyriaus vedėjui pavedus, registruoja gautus, Departamento vidaus ir siunčiamus raštus Departamento dokumentų valdymo sistemoje;

4.21. rengia ir teikia Skyriaus vedėjui metines veiklos ataskaitas;

4.22. vykdo kitus nenuolatinio pobūdžio Departamento kanclerio ir Skyriaus vedėjo pavedimus.