II. SKYRIUS

SPECIALŪS REIKALAVIMAI ŠIAS PAREIGAS EINANČIAM DARBUOTOJUI

               3. Darbuotojas, einantis šias pareigas, turi atitikti šiuos specialiuosius reikalavimus:

               3.1 turėti ne žemesnį kaip vidurinį išsilavinimą arba įgytą administratoriaus profesinę kvalifikaciją;

3.2. išmanyti Lietuvos Respublikos įstatymus, Lietuvos Respublikos Vyriausybės nutarimus, kitus teisės aktus, reglamentuojančius dokumentų valdymą;

               3.3. išmanyti raštvedybos taisykles, Departamento struktūrą, Departamento direktoriaus pavaduotojų, skyrių vedėjų kuruojamas sritis, darbo organizavimo pagrindus;

               3.4. gebėti kaupti informaciją, ją sisteminti, apibendrinti, daryti išvadas, savarankiškai planuoti ir organizuoti savo veiklą;

3.5. gebėti sklandžiai dėstyti mintis raštu ir žodžiu, gebėti bendrauti, išmanyti etiketo pagrindus.

III SKYRIUS

ŠIAS PAREIGAS EINANČIO DARBUOTOJO FUNKCIJOS

               4. Skyriaus administratorius vykdo šias funkcijas:

4.1. kaupia, sistemina ir analizuoja informaciją, būtiną Departamento direktoriaus veiklai užtikrinti;

4.2. padeda planuoti ir derinti Departamento direktoriaus darbotvarkę, pagal kompetenciją užtikrina jos vykdymą;

4.3. Departamento direktoriaus pavedimu rengia, derina ir koordinuoja susitikimus su kitų institucijų atstovais, Departamento valstybės tarnautojais ir darbuotojais bei piliečių ir svečių priėmimą. Užtikrina tinkamą į susitikimus su Departamento direktoriumi atvykusių asmenų priėmimą;

4.4. pagal savo kompetenciją priima ir suteikia informaciją žodžiu, telefonu ir elektroniniu paštu Departamento valstybės tarnautojams, darbuotojams bei interesantams arba nukreipia juos specialistams pagal kompetenciją;

4.5. informuoja apie vyksiančius pasitarimus, posėdžius ir susitikimus Departamento   darbuotojus telefonu, el. paštu arba per dokumentų valdymo sistemą @vilys ;

4.6. perduoda žodinius Departamento direktoriaus pavedimus valstybės tarnautojams ir darbuotojams ir kontroliuoja, kaip jie vykdomi;

4.7. parengia Departamento korespondenciją išsiuntimui, pažymi Departamento dokumentų valdymo sistemoje @vilys siuntimo būdą ir išsiunčia paštu, el. paštu arba per E-pristatymo sistemą;

4.8. tikrina, ar teikiami pasirašymui dokumentai yra tvarkingai parengti, surinktos visos vizos bei teikia Direktoriui pasirašyti dokumentus, pasirašytus dokumentus grąžina atsakingam Skyriaus specialistui registruoti;

4.9. pagal kompetenciją, Direktoriui pavedus, rengia skubius dokumentus;

4.10. užtikrina Departamento Direktoriaus priimamojo patalpų tvarką ir atsako už Departamento salių užimtumo suderinimą;

               4.11. pagal kompetenciją formuoja dokumentų bylas pagal įstaigoje patvirtintą metų dokumentacijos planą ir perduoda  saugoti į Departamento archyvą;

4.12. palaiko ryšius su įvairiomis valstybės institucijomis, įmonėmis, organizacijomis, Departamento struktūriniais ir teritoriniais skyriais dėl būtinos informacijos ir organizacinių klausimų sprendimo;

4.13. administruoja Departamento svetainėje esančių asmenų prašymų nagrinėjimo ir aptarnavimo kokybės vertinimo anketų duomenis, metų pabaigoje teikia duomenų suvestinę apie aptarnavimo kokybę Skyriaus vedėjui;

4.14. vykdo Departamento direktoriaus, Skyriaus vedėjo nenuolatinio pobūdžio pavedimus.